來源：超時代軟件 更新時間：2022年07月04日 14:22:53
隨著企業信息化的發展和業務的擴大，對外合作日益增多，越來越頻繁地需要和大量業務伙伴之間進行文件數據交換，向甲方提供設計方文檔加密后會面臨一個問題：需要外發的文檔怎么處理?那么有沒有能進行文件加密軟件，而且能防止二次擴散的加密方法?
在本文中，我們繼續探討在文檔加密系統中，如何保證外發文件在外的使用安全，防止二次擴散泄密。
首先，通過合規的解密審批流程
在很多情況下，企業的密文需要解密后外發，如果直接賦予員工解密權限，企業可能會面臨嚴重的數據安全風險，所以在文件解密的管理中可以根據不同的文件類型、文件大小制定不同的審批流程。
在近日的版本更新中，我們進一步完善了文件審批解密的規則，通過解密配額設置，可以限制員工每天提交申請的次數以及文件數量，解密后的文件在指定時間后會自動加密，形成一個完整的文件審批解密閉環管理。
通過郵件白名單與可信人員交互
郵件白名單的功能旨在某些員工在發送或接收郵件時，無需再單獨對密文做解密處理，在安全的辦公環境下，提升效率。白名單范圍的郵箱地址通過Foxmail、Outlook等郵件客戶端發送密文時，可以自動解密。此外，支持發送密文郵件時進行審批，審批通過后發送郵件并解密文件。
通過文件安全外發控制外部人員的文件使用權限
關于設計圖紙泄密的案例屢見不鮮，不論是內部泄密還是外發出去之后由第三方合作伙伴泄密，都給企業帶來了嚴重的危害，文件安全外發可以將密文制作成外發文檔，并對外發文檔進行使用權限控制。
限制使用人員：外發文件查看器可以授權綁定指定的外部終端，限制外部人員只能在特定終端打開外發文件，同時輔以密碼校驗，避免無關人員查看。
限制使用權限：在打開文檔時顯示水印信息，禁止截屏、復制、打印是有效防止外部人員竊密的技術手段。
過期自動刪除：對文件打開次數，使用期限做出控制，防止機密資料在對外合作結束后被繼續使用。
詳細審計文件外發行為
不管是員工何時提交了文件解密申請、將解密后的文件通過微信等即時通訊軟件外發、或者發送了一封電子郵件，在的監管下，所有行為都有跡可循，直觀的了解文件傳輸動態，及時發現違規泄密行為。
共享文件夾加密專家禁止刪除復制共享文件，是一款專用于企業共享文件的安全管理軟件，為公司局域網共享文件提供加密保護。軟件提供了權限設置功能，為每個用戶分配不同的權限——文件既能共享又能防止外泄，是企業共享文件安全管理的選擇。
最后，企業業務的多樣化，在一定程度增加了企業信息安全管理的難度，但是只要在源頭對企業數據建立嚴格的保密措施，遏制泄密行為，就可以輕松應對。
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